사회 보장 번호의 수집, 사용 및 보호

제 3495 장

개정/검토 : 09/2010, 01/2023, 05/2024

목차

.010목적

.020스코프

.030목표

.040정책

.050구현 및 기간

.060레거시 데이터

.070관련 법률, 규정 및 정책

.080질문

부록 :

.100부록 A

.010 목적

Kansas State University ( "The University")는 메이저 카지노 사이트과 관련된 학생, 교직원 및 기타 개인과 관련된 개인 정보의 개인 정보 및 기밀성을 보호하기 위해 노력하고 있습니다. 이 정책은 연방 및 주법 및 규정과 일치하며 개인 신분 데이터를 보호해야 할 필요성이 증가하는 메이저 카지노 사이트의 사회 보장 번호 (SSN)의 수집, 저장, 사용 및 공개를 적용합니다. 이 정책은 또한 SSN에 대한 의존도를 줄이고, 메이저 카지노 사이트 거래를위한 사람을 쉽게 식별 할 수있게하는 대체 식별 방법의 생성을 승인하며, 다양한 메이저 카지노 사이트 정보 시스템에서 개인의 개인 정보 및 기록을 연결할 수 있도록 제공합니다.

.020 스코프

이 정책은 모든 메이저 카지노 사이트 메이저 카지노 사이트, 부서, 행정 단위 및 제휴 조직에 적용됩니다. 이 정책의 목적 상, 제휴 조직은 메이저 카지노 사이트 컴퓨터 네트워크 리소스를 사용하여 비즈니스 기능을 수행하기 위해 데이터를 작성, 유지 또는 저장하는 메이저 카지노 사이트과 관련된 모든 조직을 말합니다.

.030 목표

이 정책을 발행 할 때 메이저 카지노 사이트은 다음과 같은 목표를 안내합니다.

1. SSN의 기밀 특성에 대한 광범위한 인식과 무단 공개와 관련된 신원 도용의 위험.
2. 법률에 의해 승인 된 경우를 제외하고 SSN의 감소 된 수집.
3. 디스플레이 화면 및 인쇄 보고서를 포함하여 레코드 및 정보 시스템에서 SSN 사용이 줄어 듭니다.
4. SSN의 전자 저장 감소가 최소 수의 위치로 줄어들 었습니다.
5. 메이저 카지노 사이트 전체의 SSN의 수집, 저장, 사용 및 공개에 관한 일관된 정책.
6. SSN이 기밀로 처리된다는 학생, 직원 및 계열사/손님의 신뢰 증가.

.040 정책

고용, IRS보고, 연방 학생 재정 지원 처리, 주 및 연방보고 요구 사항 및 제한된 수의 기타 비즈니스 거래를 제외하고는 SSN을 식별자로 사용하는 것이 중단됩니다. (보다부록 A아래는 현재 승인 된 SSN의 사용 목록에 대해서는 법에 의해 승인 된대로 계속 수집되고 유지되지만 일상적인 식별 또는 인증 목적으로 사용되지는 않습니다. Wildcat ID 번호 (WID)라는 고유 한 9 자리 메이저 카지노 사이트 식별 번호는 SSN의 개인 식별자 대안으로 메이저 카지노 사이트과 관련된 각 개인에게 영구적으로 할당됩니다. WID는 SSN과의 혼란을 방지하기 위해 "8"로 시작합니다. 컴퓨터 액세스의 경우 개인은 비밀번호와 함께 사용될 고유 한 전자 식별 (EID)도 있습니다.

.050 구현 및 기간

전통적으로, 많은 메이저 카지노 사이트과 마찬가지로 메이저 카지노 사이트은 SSN을 일반적인 "사람"식별자로 사용했으며 개인 정보를 유지하는 메이저 카지노 사이트 기록 및 정보 시스템의 열쇠로 사용했습니다. 메이저 카지노 사이트은 많은 주요 시스템이 SSN 또는 SSN을 기본 키로 학생 ID 번호로 사용한다는 것을 인식합니다. 시스템 변환에는 시간과 자원이 필요합니다. 기대는 SSN에 대한 의존성에서 꾸준하고 의도적 인 움직임이있을 것이라는 기대입니다. 이 정책의 요구 사항을 충족시키기 위해 메이저 카지노 사이트 단체와 협력하여 다년간 계획이 개발 될 것입니다. 대체 개인 식별자로의 전환이 완료 될 때까지 적절한 임시 조치가 개발 될 수 있습니다.

요구 사항 구현

1. Kansas State University는 법률 또는 비즈니스 필요성에 의해 구체적으로 요구되지 않는 한, 메이저 카지노 사이트 관련 거래에 대한 공개적으로 신분증으로 개인 SSN을 사용하는 것을 금지합니다.
2. 메이저 카지노 사이트 커뮤니티의 각 구성원에게는 개인의 SSN과 동일하지 않거나 파생되지 않는 고유 식별 번호가 할당됩니다. 이 번호를 Wildcat ID 번호 (WID)라고합니다. wid는 University Photo ID 카드에 인쇄됩니다.
3. 컴퓨터 액세스 또는 로그인 목적의 경우, 메이저 카지노 사이트생, 교직원, 직원 및 기타는 비밀번호와 함께 사용할 전자 식별자 (EID)를 만듭니다. EID는 모든 컴퓨터 리소스 인증 목적의 표준 식별자로 사용됩니다.
4. SSNS는 법률 또는 내부 메이저 카지노 사이트 비즈니스 필요성에 의해 요구되지 않는 한 식별 목적으로 사용되지 않습니다. SSN이 필요한 비즈니스 프로세스의 경우 SSN의 마지막 4 자리가 개인의 신원을 확인하는 데 사용될 수 있습니다.
5. 등급 및 기타 개인 정보와 같은 학업 기록은 SSN 또는 SSN의 일부와 함께 공개적으로 게시되거나 표시되지 않습니다.
6. 개인에게 SSN을 요청하는 메이저 카지노 사이트 사무소는 자발적이든 필요한지 여부를 표시해야합니다. 요청에는 메이저 카지노 사이트 데이터 관리자가 승인 한 공개 명세서가 포함되거나 동반되어야합니다. 공개 진술서는 SSN이 요청되는 권한과 이유, 숫자 사용 방법 및 공개 할 수있는 사람에 따라 진술해야합니다. 학생, 직원 및 계열사/손님을위한 샘플 공개 알림에 제공됩니다.부록 B.
7. SSN은 수집 된 목적으로 만 사용할 수 있습니다.
8. 이 정책의 발효 일 이후에 메이저 카지노 사이트을 개발하거나 구매 한 시스템은이 정책의 조항을 준수해야합니다. 이러한 시스템은 법률이나 비즈니스 필요성에 의해 요구되지 않는 한 모니터, 인쇄 양식, 하드 카피 보고서 또는 기타 시스템 출력에 관계없이 SSN을 수집하거나 SSN을 시각적으로 표시하지 않습니다. 보다부록 A자세한 내용은
9. SSN의 한 위치로의 전환에서 University Systems는 SSN을 데이터 요소로 사용할 수 있지만 데이터베이스에 대한 액세스의 키는 아닙니다. 예외적 인 상황에서는 SSN을 대체 검색 필드로 사용해야 할 수도 있습니다. 그러한 모든 사례는 메이저 카지노 사이트 데이터 관리자의 승인을 받아야하며, 데이터 리소스 청지기위원회의 권고를 구할 것입니다.
10. 비즈니스 프로세스에 SSN을 요구하는 경우 안전한 방식으로 저장해야합니다. SSN은 고정되지 않은 장치 (예 : 랩톱, PDA, CD)에 저장되어서는 안됩니다. SSN을 포함하는 데이터의 전송은 모든 통신 네트워크를 통해 암호화되어야합니다. 암호화 정책은에 지정되어 있습니다.정보 기술 보안 계획, 섹션 .040.
11. 종이 또는 전자 미디어에서 개인의 SSN을 수집 및/또는 유지하는 모든 메이저 카지노 사이트 부서 또는 사무실은 다음과 같습니다. 1) 숫자가 안전하고 기밀 환경에 저장되어 있는지 확인하십시오. 2)이 정책에서 구체적으로 다루어 진 것을 제외한 모든 목적으로 숫자를 사용하여 제거합니다. 3) 기능과 프로세스를 수행 할 때 SSN에 대한 의존성에서 멀리 떨어진 꾸준하고 의도적 인 움직임을 시작합니다. 4) 무단 공개를 방지하기 위해 SSN에 대한 접근을 적절하게 제어하고 제한합니다. 5) 정보를 복구하거나 재구성 할 수 없도록 SSN이 포함 된 저장 장치 또는 인쇄 된 문서를 올바르게 지우거나 파괴합니다.

.060 레거시 데이터

메이저 카지노 사이트은 SSN이 전직 학생, 전직 교직원 또는 직원 또는 이전에 메이저 카지노 사이트과 관련된 기타 정보를 포함하는 정보 시스템에서 SSN을 보유하고 개인 식별자로 사용해야한다는 것을 인식합니다. 이 개인에게 wid 번호를 할당하는 것은 비현실적입니다. 또한 SSNS는 학생들에게 학생 ID 번호로 계속 지정되고 새로운 학생 정보 시스템을 구현할 때까지 메이저 카지노 사이트 메인 프레임 응용 프로그램에 사용됩니다.

.070 관련 법률, 규정 및 정책

다양한 연방 및 주법 및 규정은 SSN의 사용을 다루고 있습니다. 여기에는 1974 년 프라이버시 법, FERPA (Family Education Rights and Privacy Act), Gramm-Leach-Bliley Act, Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) 및 캔자스 동상이 포함됩니다.

.080 질문

정보 기술 및 최고 정보 책임자 (CIO) 부사장이 정책에 대한 책임이 있습니다. 이 정책과 관련된 질문은에 관한 것입니다.최고 정보 보안 책임자 (CISO). 

.100 부록 A : 사회 보장 번호 (SSN)에 대한 승인 된 용도

부록 A는이 정책의 일부로 간주됩니다 (사회 보장 번호의 수집, 사용 및 보호, 3495 장)..

SSN은 특정 법률 및 비즈니스 활동에 필요하며 해당 활동에 관련된 기관 간의 기관 간 데이터 교환 및 통신의 정확성을 보장해야합니다. 메이저 카지노 사이트에서 SSN의 승인 된 사용은 다음과 같습니다.

1. 고용 :SSN은 다양한 고용 문제에 필요합니다. 시민권 증명, 세금 원천 징수, FICA 또는 Medicare와 같은.
2. 재정 지원 신청 및 수령 :SSNS를 제공하려면 학생 지원 (FAFSA)을 사용하여 학생 지원을 신청하는 학생들이 필요합니다. 학생들은 또한 학생 교육 대출을 신청할 때 SSN을 제공해야합니다.
3. 수업료 완화 :SSN은 직원, 배우자 및 부양 가족, 메이저 카지노 사이트원 조교가받은 과세 수업료 완화 혜택에 대한 주보고를 위해 필요합니다.
4. 혜택 관리 :SSN은 종종 의료 혜택, 건강 보험 청구 및 재향 군인 프로그램과 같은 다양한 혜택 프로그램에 대한 등록, 처리 및보고를 위해 종종 필요합니다.
5. 보험 :SSN은 Lafene Health Center를 통해 보험 청구를 제출하려면 필요합니다.
6. IRS보고 :SSN은 연방 정부가 IRS에 대한보고에 사용됩니다. 예를 들어, 메이저 카지노 사이트은 IRS에 비거주 외계인에게 수여 된 모든 과세 및 비과세 장학금 및 보조금의 가치를보고합니다.
7. 학생 정보 교환 :고등 교육 기관을 포함한 많은 기관들이 SSN을 학생 식별자로 사용합니다. SSN은 다른 메이저 카지노 사이트 및 메이저 카지노 사이트교 및 면허 프로그램을 포함하여 적절한 기관 간의 학생 학업 기록에서 정보 교환에 사용될 수 있습니다.